A partir de 2014, todas as empresas brasileiras terão de se adaptar ao eSocial. As exigências do novo sistema, também conhecido como folha de pagamento digital, ainda despertam muitas dúvidas de empreendedores e empresas de vários portes. Especialistas de consultorias, órgãos do governo envolvidos e empresas que já estão testando o sistema alertam que é melhor procurar entender o eSocial agora, e não deixar o problema para depois.
O que é – O eSocial (ou folha de pagamento digital) é a sigla para o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais Previdenciárias e Trabalhistas, e faz parte do Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), lançado em 2007.
O sistema vai mudar a forma como todas as empresas do Brasil lidam com as obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Quando estiver em pleno funcionamento, vai unificar o envio dos dados sobre trabalhadores para o governo federal e permitir que as empresas prestem as informações uma única vez. A transmissão será por meio eletrônico, evitando papelada. Assim, não será preciso, por exemplo, realizar múltiplos envios de informações ao INSS, ao Ministério do Trabalho ou ao Fisco, por exemplo.
Será obrigatório para todas as empresas do Brasil, qualquer que seja o porte – do Microempreendedor Individual (MEI), passando por pequenas, médias e grandes empresas.
Cronograma – A adequação seria exigida a todas as empresas a partir de janeiro de 2014, conforme publicado no Diário Oficial da União em 18 de julho deste ano. No entanto, o cronograma foi alterado e agora será progressivo, de acordo com o porte da empresa.
No primeiro semestre de 2014, somente as grandes empresas (em regime de lucro real, com faturamento maior que R$ 48 milhões) terão de se adequar, obrigatoriamente, à folha de pagamento digital. No segundo semestre do ano que vem será a vez de MEIs, pequenos produtores rurais, empresas de lucro presumido (que têm faturamento anual de até R$ 48 milhões) e do Simples Nacional.
A previsão é de que um ato normativo seja publicado até o início de novembro, oficializando esse novo cronograma. De qualquer maneira, até 2015 a transição para o eSocial deverá estar totalmente finalizada.
Informações integradas – O projeto envolve a Receita Federal, a Ministério do Trabalho e Emprego, o Ministério da Previdência Social, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal. Dessa maneira, o eSocial abrange todas as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas prestadas a esses órgãos. O Ministério do Planejamento também integra o projeto, no qual tem a função de equalizar os interesses de todas as esferas envolvidas.
O governo espera reduzir a burocracia para as empresas e facilitar a fiscalização das obrigações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. Nove delas, feitas mensalmente e anualmente pelas empresas para diversos órgãos (como os Caged, a Rais, a Dirf e a Gfip), serão substituídas por um único envio, diretamente para o sistema do eSocial. Nesse ambiente digital, os órgãos envolvidos acessarão as informações de seu interesse.
Como o eSocial irá integrar todas as informações sobre os funcionários, a análise e cruzamento de dados ficará mais fácil para o governo.
Abrangência e funcionamento – Dentre as atividades afetadas pelo sistema estão: cadastramento de trabalhadores, ocorrências trabalhistas (admissão, demissão, afastamento, aviso prévio, férias, comunicação de acidente de trabalho, mudança de salário, obrigações de medicina do trabalho, folha de pagamento, ações judiciais trabalhistas, retenções de contribuições previdenciárias), imposto de renda retido na fonte, informações sobre FGTS, e outros.
O empregador poderá acessar o site www.esocial.gov.br para enviar os dados ou fazer uma conexão direta entre o software usado pela empresa e o sistema do eSocial. Após verificar a integridade das informações, a Receita vai emitir um protocolo de recebimento e o enviará ao empregador.
Por onde começar? O primeiro passo será o cadastramento dos funcionários que têm contrato de trabalho ativo com a empresa. Assim, não haverá a necessidade de informar os dados de quem já saiu da empresa. O modelo de identificação será modificado, para evitar o cruzamento de diversos registros. As empresas serão identificadas somente pelo CNPJ e os trabalhadores pela dupla CPF e Número de Identificação Social (NIS), que pode ser o PIS/PASEP ou NIT. Por isso, é importante que comecem o processo revisando as informações cadastrais dos empregados, para evitar inconsistências.
A adequação ao eSocial envolve diversas áreas de uma empresa, entre elas: recursos humanos, tecnologia, fiscal, contábil, logística, folha de pagamento, medicina do trabalho e financeiro. Por isso, é importante que a própria direção da empresa entenda o impacto da mudança e incentive a criação de um grupo de trabalho que envolva responsáveis das diversas áreas. Será necessário realizar treinamentos e revisar rotinas de trabalho e também a maneira como os dados circulam dentro da empresa.
Prazo de envio e punições – O eSocial não muda a lei vigente. O envio dos dados obedecerá aos prazos determinados na legislação atual referente a cada evento trabalhista. A admissão ou demissão de um empregado, por exemplo, deverá ser informada assim que ocorrer. O trabalhador não poderá começar a trabalhar antes de o arquivo com a respectiva informação ser transmitido. Já a folha de pagamento deverá ter envio mensal, até o dia 7 do mês subsequente.
O sistema muda a forma de envio e apresentação dos dados aos agentes do governo. A empresa que não se adequar ao eSocial poderá sofrer as punições já previstas nas legislações fiscais, tributárias, previdenciárias e trabalhistas. (Fonte: Estadão 15/10/2013)