A partir de julho deste ano, as empresas – inclusive os condomínios – com faturamento inferior a R$ 78 milhões passam a ter a utilização obrigatória do eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), instituído pelo Decreto nº 8.373/2014. Essa plataforma eletrônica unifica informações de 15 órgãos diferentes do governo federal, como Ministério do Trabalho, Caixa Econômica Federal, Secretaria da Previdência, INSS e Receita Federal.
Com o objetivo de conhecer os impactos e os riscos do eSocial nas empresas especializadas na administração de condomínios, cerca de 130 pessoas, entre empresários e profissionais de administradoras, estiveram no dia 6/6 na sede do Secovi-SP para a primeira plenária setorial da vice-presidência de Administração imobiliária e Condomínios do Secovi-SP. O vice-presidente da área Hubert Gebara fez a abertura do evento, destacando a importância do tema para as administradoras, que terão a responsabilidade de aderir ao eSocial e ainda orientar os síndicos dos condomínios que administram.
O contador Vicente Sevilha Junior, da Sevilha Contabilidade, explicou que o eSocial não representa nenhuma mudança na legislação vigente. Ele é uma ferramenta para troca de informações entre as empresas e os entes governamentais. Por exemplo, o que muitas companhias fazem é contratar um funcionário no dia 1º do mês, quando ele realmente começa a trabalhar, e registrá-lo apenas no dia 15, com data retroativa. Isso não será mais possível e a prática estará sujeita à multa, caso ocorra.
Sevilha também chamou a atenção para os dados corretos dos funcionários. “As empresas devem atualizar os cadastros de todos os empregados, obrigatoriamente”, afirmou, acrescentando que a plataforma exige uma série de informações, como a data de emissão do documento de identidade (RG).
Segundo ele, é preciso fornecer o nome completo e os números do CPF e PIS de todos os integrantes da folha de pagamento, lembrando que podem haver divergências de grafia do nome do funcionário. Neste caso, a empresa deve solicitar ao empregado que procure o órgão competente para a correção.
A transmissão das informações deve ocorrer exclusivamente pelo eSocial, e com prazos bastante rigorosos, sob pena de multa. No caso da admissão, por exemplo, Sevilha destacou que todos os dados cadastrais do funcionário devem estar registrados no e-Social 24 horas antes do início do trabalho efetivo. Para as contratações de autônomos – prestadores de serviços temporários, estagiários ou eventuais, sem vinculo empregatício –, a exigência é idêntica.
Além do registro dos funcionários, informações como afastamentos, férias, rescisões e todos os atos cotidianos da vida de um trabalhador devem ser incluídos pelas empresas no eSocial, dentro de um prazo restrito, sob pena da multa no caso descumprimento.
Fiscalização – O modelo tradicional de fiscalização era e poderá continuar sendo presencial. Com o eSocial, muda o poder de fiscalização do Estado, porque ele terá as informações imediatas das empresas. Para mostrar os riscos e as implicações no descumprimento das obrigatoriedades, o contador José Vanildo Veras da Silva, vice-presidente da Associação das Empresas de Serviços Contábeis do Estado de São Paulo.
Veras mostrou alguns exemplos de descumprimento sujeitas à penalidades e multas, como a ausência do livro de registro de funcionários, férias vencidas, falta de comunicação de acidentes de trabalho, entre outras.
”A estrutura da obrigação é diferente dos outros braços do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital), já que o eSocial será transmitido a todo momento, sempre que houver uma atualização do empregado”, explicou Veras.
A transmissão eletrônica desses dados simplificará a prestação das informações referentes às obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, de forma a reduzir a burocracia para as empresas. A prestação das informações ao eSocial substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações separados a cada ente.
Marco Gubeissi, diretor de Administradoras do Secovi-SP, coordenou os trabalhos, concluiu que as novas obrigações trazidas pelo eSocial exigirão reestruturação na rotina das administradoras.
Certificação digital – Como o envio das informações pedidas pelo sistema é feito pela internet, o uso do certificado digital torna-se indispensável para assegurar o sigilo e a autenticidade dos dados. O Posto de Serviços do Secovi-SP emite essa certificação (e-CPF e e-CNPJ) a qualquer pessoa física ou jurídica, independentemente de ser ou não representado ou associado da entidade.
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